Många företag tecknar avtal med olika typer av leverantörer regelbundet, och ofta flyter allt på som det ska. Men då och då händer det att leverantören inte uppfyller sin del av avtalet, och det kan vara svårt att som företagsägare veta hur man ska agera i en sådan situation. Om en tvist uppstår mellan ditt företag och en leverantör bör du därför rådfråga en advokat för att få reda på hur du ska gå vidare.
Det finns många möjligheter att få rätt mot leverantören, men då gäller det att du har koll på hur avtalet och eventuella överenskommelser ser ut, och att du kan bevisa att avtalet inte har följts. I denna artikel kommer vi att beskriva olika anledningar till att tvister med leverantörer kan uppstå, och vad du som företagsägare kan göra för att vinna dem och antingen få skadestånd eller kompenseras på annat sätt.
Olika anledningar till att tvister med leverantörer kan uppstå
Du som driver ett företag kommer med största sannolikhet att hamna i konflikt med någon av dina leverantörer förr eller senare, och det kan bero på flera olika anledningar. Även om samarbetet kan kännas bra i början så kan det efter ett tag dyka upp problem som till exempel att leveransen blir försenad, att du inte får din leverans alls, att fel vara eller tjänst levereras eller att fakturan blir högre än väntat. Anledningarna kan vara att din leverantör helt enkelt är oseriös och begår ett avtalsbrott, men konflikter kan också bero på helt oförutsedda händelser som varit utom leverantörens kontroll. Eftersom ditt företag kan drabbas negativt ekonomiskt av en tvist med en leverantör är det viktigt att hantera leverantörstvisten så snabbt som möjligt.
Sen leverans
En vanlig anledning till tvister med leverantörer är att varorna eller tjänsten som beställts levereras för sent. Detta kan orsaka stora problem för ditt företag eftersom kunderna kanske väntar på sina beställda varor och blir allt mer missnöjda varje gång du måste meddela dem att leveransen dröjer. Det kan också handla om att du behöver de beställda varorna i verksamheten, till exempel om du driver en byggfirma och väntar på material för att dina anställda ska kunna utföra företagets tjänster. En sen leverans av en tjänst, till exempel en beställd hemsida som dröjer, kan också påverka ditt företag negativt eftersom du kan gå miste om kunder och beställningar som du räknat med att få via den nya hemsidan.
Utebliven leverans
En ännu mer problematisk situation är om leveransen helt uteblir. En sen leverans kan orsaka både inkomstförluster och konflikter med företagets kunder, men om du inte alls får det du beställt måste du dessutom hitta en ny leverantör. En utebliven leverans kan lätt göra att man som företagsägare känner sig uppgiven. Utöver att varorna eller tjänsten dröjt vilket slösat bort värdefull tid i onödan så måste du nu börja undersöka vilka alternativ som finns och göra en ny beställning som förstås också kommer att ta ett tag innan den levereras. Nya kontrakt måste dessutom skrivas, och medan du väntar på leveransen kan du känna dig ännu mer stressad på grund av den negativa erfarenheten med den tidigare leverantören.
Felaktig leverans
En annan frustrerande situation är om leveransen innehåller helt fel produkter, eller om tjänsten som levereras inte alls är vad du har beställt. Detta kan ge upphov till särskilt komplicerade tvister eftersom det utan ett tydligt kontrakt kan vara svårt att bevisa vem som faktiskt har rätt. Leverantören kanske påstår att leveransen visst är korrekt, och då gäller det att du kan visa hur och på vilket sätt som beställningen är felaktig. Här är det också viktigt att ha fungerande rutiner för att kontrollera nya leveranser till företaget så att felaktiga produkter eller ett fel i en levererad tjänst kan upptäckas så tidigt som möjligt. Om du levererar felaktiga produkter kan det nämligen vara svårt att vinna tillbaka förtroendet hos de kunder som drabbats, även om felet inte var ditt från början.
Felaktig faktura
Ett annat vanligt problem är om fakturan från leverantören plötsligt blir betydligt högre än vad du räknat med. Då kan det dels handla om att leverantören helt enkelt är oseriös och försöker få mer betalt för produkten eller tjänsten än vad ni avtalat, eller att leveransen helt enkelt blev dyrare av någon anledning. Här gäller det också att ha ett tydligt kontrakt som beskriver vad som ska ske ifall priset på varan eller tjänsten ökar, till exempel om det tagit längre tid att utveckla en hemsida än leverantören från början tänkt sig, eller om material som används vid tillverkningen av en vara plötsligt blivit dyrare. Här brukar seriösa leverantörer kommunicera med sina kunder innan leveransen slutförs, för att se till så att du är medveten om det högre priset och anledningen till detta.
Så här gör du om du är missnöjd med en leverantör
Ett misstag eller ett medvetet avtalsbrott som orsakar något av problemen ovan kan påverka ditt företag negativt på flera olika sätt. Om du är missnöjd med någon av dina leverantörer är det därför viktigt att agera så snabbt som möjligt. Det kan faktiskt vara brottsligt för en leverantör att inte fullfölja det som står i avtalet, och ofta går det att ta saken vidare till domstol. Men eftersom du säkert är mest intresserad av är att leverantören faktiskt uppfyller det som avtalats kan det löna sig att föra en dialog och ta reda på varför problemet uppstått och vad som kan göras åt det. Det är självklart alltid bäst att undvika att mötas i domstol, och många gånger handlar problemet faktiskt om ett helt vanligt misstag från leverantörens sida. Om ni ändå inte kommer överens kan det vara nödvändigt att kontakta Kronofogden, och i andra hand bör du ta ärendet vidare till domstol.
Försök att göra upp tvisten i godo
Om du upptäcker att en leverantör inte uppfyllt sin del av avtalet är det självklart alltid bäst att kontakta företaget för att ta reda på vad som hänt. Det är inte ovanligt att den mänskliga faktorn gjort att ett missförstånd uppstått, eller så kan det helt enkelt handla om slarv eller ett misstag från leverantörens sida. Vanligtvis går det att lösa de allra flesta problem så att båda parter blir nöjda, och en sen leverans kan till exempel kompenseras genom ett avdrag på priset medan en felaktig faktura ofta enkelt kan rättas till. Om du däremot märker att leverantören inte är samarbetsvillig kan du kontakta en advokat eller jurist som kan hjälpa till att medla. Då väljer de flesta leverantörer som gjort fel att rätta till problemet eftersom de vilSå här löser du en tvist med bostadsrättsföreningen: 5 förslag på hur du ska göral undvika att bli inblandade i en rättsprocess.
Kontakta Kronofogden
När ett företag och en leverantör inte kommer överens är nästa steg att ta ärendet vidare till Kronofogden. Då kan du ansöka om handräckning eller ett betalningsföreläggande, och Kronofogden meddelar då leverantören vilka krav du har, till exempel att få tillbaka en del av de pengar ditt företag betalt för en felaktig vara eller att varan faktiskt ska levereras som överenskommet. Förhoppningsvis inser leverantören allvaret vid kontakten med Kronofogden och ser till att uppfylla avtalet.
Tänk på att en ansökan om ett betalningsföreläggande till en leverantör registreras som en betalningsanmärkning hos företaget, som då kan få svårt att ansöka om krediter i framtiden. Därför är det viktigt att du inte gör detta i onödan, och är du osäker på hur du ska gå vidare vid en tvist med en leverantör rekommenderar vi återigen att du kontaktar och rådfrågar en jurist eller advokat.
Gå vidare till domstol
Det sista steget om leverantören ändå inte uppfyller det som avtalats är att ta ärendet vidare till domstol. Då behöver du kontakta en advokat med erfarenhet av leverantörstvister, som kan hjälpa dig med hur du ska gå vidare, vilka bevis som behövs och hur stor chans du har att vinna ärendet.
Få hjälp med advokatkostnaderna via rättsskyddet
Att anlita en advokat för att driva ett ärende i tingsrätten kan förstås kosta en hel del, men den goda nyheten är att större delen av kostnaden ofta kan täckas av rättsskyddet i din företagsförsäkring. En rättskyddsförsäkring ingår i de allra flesta företagsförsäkringar, och innebär att du kan få ersättning för kostnader vid till exempel tvistemål med leverantörer. Hur stor ersättningen är kan variera beroende på vilken försäkring ditt företag har, men generellt har den inte någon övre begränsning som privata rättskyddsförsäkringar däremot har. Ofta behöver ditt företag bara betala självrisk på ett eller ett par tusen kronor, och din advokat kan hjälpa dig med att ansöka om försäkringen så att allt går rätt till.
De kostnader som ersätts är dina advokatkostnader, och ibland också motpartens advokatkostnader om du skulle förlora målet. Om ditt företag däremot inte har någon försäkring så kan du inte få rättshjälp från staten annat än i undantagsfall, till skillnad från privatpersoner. Därför är det extra viktigt för dig som driver ett företag att teckna en bra företagsförsäkring.
Några tips för att undvika tvister med leverantörer
Även om ditt företag kan få större delen av advokatkostnaderna betalda via rättsskyddet så är det aldrig roligt att behöva driva ett ärende så långt som till tingsrätten. Det bästa är självklart att i största möjliga mån helt undvika tvister med leverantörer. Här får du tips på vilka förebyggande åtgärder du kan tänka på för att inte hamna i tvist med dina leverantörer i framtiden.
Skriv ett tydligt avtal
När du gör en beställning av en vara eller en tjänst är det mycket viktigt att ha ett tydligt avtal som beskriver vad det är som beställs, när det ska levereras och hur mycket det kommer att kosta. Det är också viktigt att inkludera information om vad som kommer att ske om någon av parterna inte uppfyller förpliktelserna i avtalet, till exempel om du inte skulle betala för varorna eller om leveransen blir försenad. Ofta brukar man också inkludera information om hur eventuella tvister ska lösas, till exempel om man vill att de prövas av en skiljedomstol i stället för allmän domstol. Detta kan vara en fördel för större företag som inte vill dra till sig så mycket uppmärksamhet eller för de som vill ha en extra smidig och snabb process.
Ta fram en process för hur ditt företag ska lösa tvister med leverantörer
Genom att ta fram en tydlig process för hur ni ska lösa tvister i företaget är det lättare att veta hur alla parter ska agera om ett problem uppstår. Det är lätt att använda sig av standardavtal, men ofta kan det löna sig att utforma avtalet med en leverantör utifrån den specifika situationen och där också inkludera de rutiner som ditt företag brukar använda sig av vid tvister. Det är också bra att inkludera information om hur samarbetet med leverantören kan underlättas så att allt flyter på så smidigt som möjligt.
Diskutera vad som ska ske om förutsättningarna förändras
Även om ett avtal har ingåtts så kan de förutsättningar som rådde vid tidpunkten snabbt förändras. Det kan till exempel handla om att leverantören köps upp av ett annat företag, och då kan det vara svårt att veta om avtalet kommer att fortsätta gälla i sin nuvarande form. Vid stora beställningar är det därför en bra försäkring att faktiskt diskutera vad som kommer att ske om förutsättningarna förändras, så att ditt företag inte står där utan leverans och inte har möjlighet att göra något åt situationen. Kom därför överens om vad som kommer att ske om detta skulle hända för att försäkra dig om att ditt företags beställning kommer att flyta på smidigt oavsett vad som sker.
Skriv ned överenskommelser
Om en tvist uppstår måste du kunna bevisa att det är ditt företag som har rätt, och detta kan enklast göras genom att allt som rör beställningen och avtalet skrivs ned. Ofta kan små ändringar ske efter att avtalet har upprättats, och det är lätt att de görs muntligt vilket är väldigt svårt att bevisa. Många gånger görs också överenskommelser via mail som kan vara svåra att hitta vid en tvist. Därför är det bäst att alltid sköta kommunikation som rör en leverans av varor eller tjänster skriftligt, och skriva ut de mail eller andra dokument där nya överenskommelser diskuteras. Förvara all sådan dokumentation på ett säkert ställe för att lätt kunna gå tillbaka och se vad som faktiskt bestämdes om några oklarheter uppstår.
Ge leverantören flera alternativ att lösa problemet
När ett problem med en leverans har uppstått har det störst chans att lösas om du underlättar för leverantören genom att ge flera alternativ på lösningar. En felaktig leverans kan till exempel hanteras genom att du föreslår att leverantören antingen betalar tillbaka pengarna för leveransen snarast, eller ser till att leverera korrekta varor eller tjänster inom kort. Då kan leverantören själv välja vad som fungerar bäst för dem, vilket ökar chansen att en lösning på tvisten kan ske så snabbt som möjligt.
Låt en person ansvara för leveransen
En beställning av varor eller tjänster som gått snett kan snabbt urarta om flera personer är inblandade. Det gamla talesättet ”ju fler kockar, desto sämre soppa” stämmer verkligen när det gäller att hantera potentiella tvister med leverantörer. Genom att utse en person som är ansvarig för beställningen blir det betydligt lättare att ha koll på vad som faktiskt beslutats och vilken kommunikation som har skett med leverantören.
Om en enda person är ansvarig är det också svårare för leverantören att skylla på att andra personer i ditt företag har ingått överenskommelser som kan ha gett upphov till problemet. På samma sätt är det alltid bäst att kontakta en och samma person varje gång du kommunicerar med leverantören, för att undvika risken för missförstånd.
Tänk på risken för force majeure
Force majeure innebär att avtalet inte kan fullföljas på grund av något som ligger utanför leverantörens kontroll. Det är viktigt att vara medveten om att leverantören har rätt att åberopa force majeure i vissa fall, och då har du som företagare inte någon möjlighet att kräva ersättning för till exempel utebliven eller felaktig leverans. Några exempel på situationer som gör att leverantören kan åberopa force majeure är vid naturkatastrofer, strejker eller om nya lagar träder i kraft. Även om force majeure är ovanligt så är det viktigt att känna till detta begrepp och att det medför att du inte kan vinna en tvist mot leverantören.
4 tips för att vinna en tvist med en leverantör
Om ditt företag trots tipsen ovan råkat hamna i en tvist med en leverantör finns det ändå många möjligheter att faktiskt vinna tvisten och få leveransen som avtalat, pengarna tillbaka eller komma överens om någon annan lösning som gör att du blir nöjd. För det första bör du prata med leverantören för att se om du kan få igenom dina krav utan att ni behöver ta ärendet till domstol. Det är också väldigt bra att rådfråga en advokat med erfarenhet av leverantörstvister eftersom du då kan få information och tips som ökar dina chanser att vinna. Du behöver också samla in så mycket bevis och information som möjligt, samtidigt som det också kan vara en god idé att ta en titt på äldre domar i liknande ärenden.
1. Försök att komma överens med leverantören
Genom att lugnt och professionellt diskutera igenom problemet med leverantören är chansen faktiskt stor att tvisten kan lösas utan domstolens inblandning. De flesta leverantörer inser att det blir både enklare och billigare om de uppfyller ditt företags krav redan från början i stället för att hamna i en långdragen rättsprocess. Om du kan tänka dig att kompromissa genom en något lägre återbetalning vid en felaktig leverans eller har tålamod att vänta ett tag på en försenad leverans blir chansen ännu större att ni kan komma fram till en lösning på problemet.
2. Rådfråga en advokat innan du tar saken vidare till domstol
För att ta reda på hur stor möjlighet du har att vinna en tvist med en leverantör är det alltid bra att rådfråga en advokat eller jurist. Trots allt har de lång erfarenhet av tvister och kan snabbt avgöra om avtalet och eventuella övriga bevis för att du har rätt kommer att hålla i rätten. En advokat kan också tipsa om ifall det finns något mer du kan göra för att öka ditt företags chanser att vinna mot leverantören.
3. Samla in så mycket bevis och information som möjligt
Om det är ditt företag som går vidare med ärendet till domstol så är det också du som måste bevisa vad som har avtalats och på vilket sätt leverantören inte har lyckats uppfylla avtalet. Då är det viktigt att du delar med dig av så mycket information som möjligt med företagets advokat. Här kan utskrifter av mail och annan kommunikation med leverantören komma väl till pass, såväl som det avtal ni först upprättade, fotografier eller utlåtanden om varför leveransen inte uppfyller kraven samt information om vilka konsekvenser det fått för ert företag.
4. Konsultera tidigare domar
Leverantörstvister är vanliga, och många tidigare domar kan förmodligen fungera vägledande i just ert fall beroende på vad det gäller. Det lönar sig nästan alltid att spendera lite tid på att läsa äldre domar för att se hur domstolen resonerat när en leverantör inte lyckats uppfylla ett avtal. Du kan också be din advokat att göra detta, eftersom han eller hon förmodligen har lång erfarenhet av liknande tvister och lätt kan se vilka domar som kan vara värda att titta närmare på för att öka dina chanser att vinna tvisten mot leverantören.