Bestrida faktura: tillbakavisa en felaktig faktura

Faktura är idag den vanligaste betalningsmetoden både för privatpersoner och i affärsrelationer mellan företag. Men vad gör du om du anser att en faktura är felaktig? Första steget är alltid att kontakta företaget direkt och försöka nå en lösning. Om det inte fungerar kan du formellt bestrida fakturan – det vill säga skriftligen meddela att du inte avser att betala den och ange skälet till det.

Att känna till hur ett bestridande går till skyddar dig från att betala felaktiga krav, och från att av misstag acceptera en skuld du inte har. Den här artikeln går igenom de vanligaste grunderna för att bestrida en faktura, hur du praktiskt går tillväga, och vad som sker om tvisten eskalerar till tingsrätten.

Vad betyder bestrida?

Att bestrida en faktura innebär att du skriftligen informerar borgenären om att du inte godkänner betalningskravet och anger skälet till detta. Bestridandet sker lämpligen via e-post eller rekommenderat brev och ska innehålla ditt namn, din adress och ditt telefonnummer samt fakturans nummer, kundnummer och utfärdandedatum – så att det inte råder tvekan om vilken fordran det gäller. Bestridandet träder i kraft så snart motparten har tagit emot ditt meddelande; du behöver inte invänta något svar eller godkännande.

Vad gör man om en kund bestrider en faktura?

Ett fakturabestridande från en kund kräver ett strukturerat och sakligt bemötande. Nedan beskriver vi de steg du som leverantör bör ta.

Kontakta kunden utan dröjsmål och lyssna in grunden för bestridandet. Många tvister beror på missförstånd kring avtalsinnehåll eller leveransstatus och kan lösas tidigt utan juridisk inblandning. Dokumentera all kommunikation skriftligen – det underlättar om ärendet senare behöver prövas rättsligt.

Granska fakturan mot det ursprungliga avtalet eller orderbekräftelsen. Kontrollera belopp, levererade varor eller tjänster, eventuella rabatter och betalningsvillkor. Innehåller fakturan fel ska du rätta dem och utfärda en ny faktura snarast – det stärker din trovärdighet och förenklar en eventuell framtida rättslig process.

Om kunden kvarstår vid sitt bestridande trots att fakturan är korrekt kan du ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogdemyndigheten enligt lagen (1990:746) om betalningsföreläggande och handräckning. Bestrider kunden även föreläggandet överlämnas målet till tingsrätten. I komplexa tvister är det klokt att anlita ett juridiskt ombud redan i detta skede.

En välhanterad fakturabestridning – med tydlig dokumentation och saklig kommunikation – ökar chansen att nå en uppgörelse utan domstolsprocess och bevarar affärsrelationen på sikt.

Anledningar till att tillbakavisa en felaktig faktura

Den vanligaste orsaken till att bestrida en faktura är att beloppet inte stämmer – antingen på grund av ett förbiseende från utfärdarens sida, eller i värre fall en avsiktlig feltaxering. Nedan går vi igenom de typfall du bör ha koll på när du granskar en ny faktura, så att eventuella felaktigheter fångas upp innan betalning sker.

Fakturan har ett felaktigt belopp

Beloppsfel förekommer särskilt hos mindre aktörer som sköter sin fakturering manuellt. Jämför alltid fakturabeloppet med avtal, offert eller orderbekräftelse innan du betalar. Rör det sig om ett oavsiktligt fel brukar en snabb kontakt med företaget räcka för att få en rättad faktura. Misstänker du däremot att beloppet höjts i förhoppning om att du inte ska reagera bör du formellt bestrida fakturan och spara all korrespondens som bevis.

Du har inte fått det du beställde

Det händer att varor går förlorade under transport utan att leverantören är medveten om det, och att en faktura på fullt belopp skickas ut trots att inget mottagits. Detsamma gäller tjänster: om ett uppdrag inte utförts enligt avtal – till exempel att bara en del av arbetet slutförts eller att specificerade krav inte följts – har du rätt att tillbakavisa fakturan för den del som inte levererats. Dokumentera avvikelsen med foton, e-post eller annan bevisning för att stärka din ställning.

Fakturan inkluderar produkter eller tjänster du inte har beställt

En faktura med otydlig specifikation bör alltid granskas noggrant mot din faktiska beställning. Det förekommer tyvärr att oärliga aktörer adderar poster för varor eller tjänster som aldrig levererats. Betalar du utan att invända kan det senare tolkas som att du godkänt hela fakturan. Stämmer inte innehållet ska du bestrida fakturan skriftligen och ange exakt vilka poster du invänder mot – det gör det betydligt enklare att driva frågan juridiskt om det skulle behövas.

Du har inte fått eventuella rabatter du har rätt till

Många företag erbjuder rabatter vid återkommande köp eller under kampanjperioder. Om rabatten saknas på fakturan är första steget att kontakta leverantören direkt – det rör sig ofta om ett enkelt förbiseende. Vägrar företaget att justera beloppet kan du bestrida fakturan. Ha orderbekräftelsen till hands, eftersom den utgör det tydligaste beviset på att rabatten ingick i köpeavtalet när du lade din beställning.

Vad gör man när man är oense om fakturan?

De flesta fakturakonflikter löser sig enkelt – ett felaktigt belopp beror vanligen på ett misstag som företaget gärna rättar till utan diskussion. Ibland håller motparten ändå fast vid kravet trots att fakturan är fel. Tillvägagångssättet är detsamma oavsett orsak: skicka ett skriftligt bestridande, via e-post eller brev, med fakturanummer och en tydlig motivering till varför du inte godkänner kravet. Väljer företaget att anlita ett inkassobolag eller vända sig till Kronofogden för att driva in skulden kan du bestrida även det kravet utan att riskera en betalningsanmärkning. Tar ärendet slutligen vägen till tingsrätten är juridisk rådgivning starkt rekommenderat.

Kontakta företaget och försök lösa problemet

De flesta företag värnar om sitt rykte och vill undvika att hamna i en tvist med kunden. Kontakta därför alltid företaget i ett första steg – helst per telefon, så att du snabbt får besked och inte riskerar att förfallodatumet passerar utan svar. En felaktig faktura beror oftast på ett missförstånd eller slarv och rättas lätt till. Om parterna ändå inte kan enas är nästa steg att formellt tillbakavisa fakturan skriftligen.

Bestrid fakturan

Om företaget inte rättar fakturan efter din kontakt är det dags att bestrida den formellt. Skicka ett brev eller e-postmeddelande med dina kontaktuppgifter, fakturanumret och en tydlig motivering till bestridandet. Det är fullt möjligt att bestrida endast en del av fakturan – betala då de delar som är korrekta, till exempel för varor du faktiskt mottagit, och bestrid mellanskillnaden.

Bifoga gärna en kopia av fakturan för att det inte ska råda någon tvekan om vilket krav bestridandet avser. Spara alltid en kopia av ditt meddelande – vid en eventuell tvist är det viktigt att kunna styrka när och hur bestridandet skickades. Väljer du att skicka ett fysiskt brev, begär postkvitto och skicka det rekommenderat för att säkerställa att det når fram.

Bestridandet är giltigt utan att du behöver få ett godkännande eller svar från företaget. Om de vidhåller sitt krav är det upp till dem att driva ärendet vidare. Eventuella påminnelser som inkommer efter bestridandet kräver ingen ytterligare åtgärd från din sida – du behöver inte bestrida påminnelsen separat.

Om ärendet går till inkasso eller Kronofogden

Håller företaget fast vid sitt krav kan ärendet lämnas till ett inkassobolag eller en ansökan om betalningsföreläggande skickas till Kronofogden. Du behöver då på nytt informera om varför du bestrider fakturan – denna gång i ett skriftligt svar till inkassobolaget eller Kronofogden. Varken inkassobolag eller Kronofogden prövar om kravet är befogat; det åligger borgenären att bevisa att skulden är korrekt. Bestrider du kravet inom tio dagar från att du mottog det riskerar du ingen betalningsanmärkning. Kronofogden underrättar sedan det aktuella företaget, som får avgöra om ärendet ska läggas ned eller föras vidare till domstol.

Om motparten tar ärendet till tingsrätten

Väljer företaget att lösa tvisten i tingsrätten gäller att företaget har bevisbördan – de måste visa att fakturan är korrekt och att du är betalningsskyldig. Kan de lägga fram sådana bevis är det upp till dig att presentera motbevisning. Understiger det yrkade beloppet ett halvt prisbasbelopp handläggs målet som ett förenklat tvistemål, vilket innebär att vardera part som huvudregel bär sina egna rättegångskostnader oavsett utgång. I ett ordinärt tvistemål riskerar den förlorande parten att även behöva ersätta motpartens kostnader.

Hamnar du i tingsrätten till följd av en tvist om en faktura rekommenderar vi att du söker juridisk rådgivning i god tid. Du kan dessutom ha rätt till rättsskydd via din hemförsäkring, som normalt täcker 80 % av rättegångskostnaderna upp till 250 000 kronor. Med rättsskyddet aktiverat minskar den ekonomiska risken avsevärt och du ges möjlighet att anlita ett juridiskt ombud som kan stärka dina chanser i processen.