Så gör du om en kund bestrider en faktura – några enkla steg

Att en kund bestrider en faktura är frustrerande – oavsett bransch och oavsett hur tydligt avtalet verkade ha varit. Som näringsidkare har du fullgjort din del av affären och förväntar dig att motparten gör detsamma.

Skälen bakom ett bestridande är inte alltid tydliga. Ibland får man en kortfattad kommentar som ‘jag vill ha prisavdrag’ eller ‘jag håller inne betalningen’, utan att kunden förklarar vilken faktisk grund som motiverar det. I andra fall hänvisar kunden till en lagregel – exempelvis rätten till prisavdrag vid fel enligt 38 § köplagen – utan att det är uppenbart att bestämmelsen verkligen är tillämplig i det aktuella fallet. Är kunden dessutom konsument händer det att enbart konsumentstatusen åberopas, utan något mer konkret påstående om vad som faktiskt brister.

Som avtalspart har du rätt att kräva att motparten fullgör sin förpliktelse, vilket i regel innebär att betala avtalad ersättning. Denna rätt kan dock inskränkas – helt eller delvis – om du inte själv har fullgjort din prestation i enlighet med avtalet. Har du exempelvis levererat en vara med fel enligt 17 § köplagen, eller utfört ett uppdrag med dröjsmål, kan kunden ha rätt att hålla inne betalningen eller kräva prisavdrag.

Även med en välgrundad fordran är det inte säkert att motparten betalar frivilligt. I sådana situationer kan du behöva tvinga fram prestationen via de rättsliga mekanismer som finns – i första hand Kronofogdemyndigheten och i förlängningen domstol. Att agera på egen hand är aldrig ett alternativ. Den här artikeln går igenom några konkreta steg och råd som kan hjälpa dig när en kund bestrider din faktura.

1. Öppna en dialog. Detta steg kan te sig rätt uppenbart då en klar majoritet av alla näringsidkare, oavsett om man handlar med ett annat företag eller en konsument, börjar med att fråga kunden om varför denna inte vill betala. Det gäller dock att även försöka förstå dels den juridiska grunden och dels den ”konkreta” grunden.

Med juridisk grund avses den regelram kunden stöder sig på – exempelvis köplagen, konsumentköplagen eller parternas avtal. Med konkret grund avses vad som faktiskt påstås ha inträffat. Det är inte ovanligt att en kund konstaterar att ‘varan är felaktig’ med en formulering som i praktiken är en direktcitering ur lagtexten, utan att specificera vad felet konkret består i. Du har rätt att begära ett tydligt underlag att bemöta – be kunden precisera det påstådda felet så utförligt som möjligt.

2. Var flexibel. Om inte du och kunde kan komma överens så kanske det bästa alternativet är att förlika sig; alltså att man helt enkelt förhandlar fram en lösning. Detta kan antingen ske med lagen eller juridiken i övrigt som inspiration, eller med helt annan grund. Förlikning bör främst komma att ske när man tvistar om mindre belopp där det är lite osäkert om vad som gäller. Detta då sådana belopp kan vara oproportionerliga att föra en process om (jfr. nedan).

3. Skicka ett kravbrev. Om kunden fortfarande vägrar att betala så kan man skicka ett kravbrev jämte en betalningspåminnelse. I kravbrevet ska det framgå att man emotser betalning samt grunden för varför man ska få beloppet utbetalat. I kravbrevet bör man även skicka med fakturaunderlag, tidredovisning och dylikt.

4. Stämma? Om kunden antingen inte svarar på kravbrevet eller fortfarande bestrider betalningsansvar så har man inte så många andra alternativ än att stämma kunden i rätten. Detta sker som huvudregel inom ramen för vanliga tvistemål i allmän domstol.

En stämningsansökan ska innehålla (i) uppgifter om parterna, (ii) ditt yrkande, (iii) grund för yrkandet, (iv) en beskrivning av de faktiska omständigheterna samt (v) den bevisning du åberopar. Ansökan lämnas in till tingsrätten, som delger kunden handlingarna. Bestrids kravet kallas parterna normalt till muntlig förberedelse – och i vissa fall går målet vidare till en fullständig huvudförhandling.

En domstolsprocess är kostsam, men glöm inte rättsskyddet i din företagsförsäkring. I många fall täcker försäkringsbolaget en stor del av processkostnaderna, inklusive ombudsarvode. Observera att rättsskyddet vanligtvis aktiveras först när tvistens värde överstiger en miniminivå – ofta runt ett halvt till ett helt prisbasbelopp (år 2024 uppgår prisbasbeloppet till 57 300 kr). Understiger fordran den gränsen kan en förlikning vara det ekonomiskt mer rationella alternativet.

Vasa Advokatbyrå har i snart 20 år företrätt klienter i komplexa civilrättsliga tvister – inom fastighetsrätt, entreprenadjuridik, köprätt, konsumentfrågor och försäkring. Genom åren har byrån representerat både borgenärer och gäldenärer, beställare och utförare, vilket ger en bred förståelse för de argument och intressen som möter på båda sidor. Läs mer om vår historia hos Vasa Advokatbyrå.

Hör gärna av dig om du har frågor.

Författad av jur. trainee Henrik Berg