Har du en kund som inte betalar? Frustrerande, men det finns åtgärder att vidta! I den här artikeln guidar vi dig genom hur du kan få betalt i 4 steg.
1. Skicka påminnelse
Det första du bör göra när du har en kund som inte betalar en faktura är att skicka en påminnelse. Påminnelser bör inte skickas ut innan fakturans förfallodag – kunden har ju faktiskt rätt att vänta med att betala till den sista dagen och kanske har för avsikt att göra det. Det vanliga är att skicka betalningspåminnelsen strax efter förfallodagen. I påminnelsen bör du skriva att:
• fakturans förfallodatum har passerat
• fakturan har inte blivit betald.
En betalningspåminnelse är alltså ett ganska simpelt dokument – det är helt enkelt en påminnelse om att betala.
Du kan ha rätt att ta ut en påminnelseavgift. Enligt lagen krävs då att du och kunden har avtalat om detta i samband med köpet. Det kan till exempel stå direkt i ert avtal eller i företagets allmänna villkor som kunden har godkänt. Har frågan om påminnelseavgift däremot inte alls berörts har du inte rätt att ta något extra betalt för detta. Har man rätt att ta ut påminnelseavgift ska den enligt lagen normalt sett vara 60 kronor.
2. Inkassokrav
I den bästa av världar stannar processen redan på steg 1 och kunden betalar efter att ha fått en påminnelse (eller ännu hellre redan innan dess!). Så är det dock inte alltid. Nästa steg kan då vara att skicka inkassokrav. Här går det både att vända sig till ett inkassoföretag och att själv ordna med kravbrev. Ett annat vanligt alternativ är att vända sig till en advokatbyrå för att få hjälp med inkasso.
Vad är det då som gäller angående regler för inkasso? All inkassoverksamhet, även när ett företag driver in sina egna skulder, måste skötas enligt så kallad god inkassosed. Det innebär bland annat att man inte får utsätta kunden för otillbörliga påtryckningar eller onödigt besvär. I inkassolagen finns det också särskilda bestämmelser om hur kravbrev ska vara formulerade och det är viktigt att följa de reglerna. Kravbrevet ska vara skriftligt. Vad ska stå i ett kravbrev?
- Företagets (”borgenären”) namn;
- Kundens (”gäldenärens”) namn;
- Grunden för fakturan, det vill säga vad det är du vill ha betalt för (detta bör anges så specifikt som möjligt);
- Vilket belopp som ska betalas enligt den ursprungliga fakturan;
- Vilket belopp som ska betalas i eventuell ränta (finns det ett räntekrav ska det också framgå detaljer om uträkningen av räntan: räntekravets storlek i kronor, vilken procentsats som används för räntan och vilket belopp som räntan har beräknats på);
- Vilket belopp som ska betalas i ersättning för avgifter, det vill säga påminnelseavgift, inkassoavgift och liknande.
- Om kravet har överlåtits eller pantsatts från någon annan, och kunden därför inte har rätt att betala till den som överlåtit eller pantsatt kravet, ska detta stå med på ett tydligt sätt;
- Hur fakturan ska betalas;
- En tidsgräns för när kunden senast ska betala alternativt bestrida.
De viktigaste frågorna att besvara i inkassobrevet är alltså vem, hur mycket (i tre olika kategorier: grundkrav, ränta och extraavgifter), hur och när.
Om du skickar ett kravbrev som är utformat enligt kraven i inkassolagen har du rätt att ta ut en inkassoavgift. Till skillnad från påminnelseavgiften är det inget krav att man avtalat om inkassoavgift sedan innan. Enligt lagen ska inkassoavgiften normalt vara 180 kronor. Är det så att kunden inte är en privatperson utan ett företag eller en myndighet kan man istället för påminnelse- och inkassoavgift ha rätt att ta ut en så kallad förseningsersättning på 450 kronor. Det är också reglerat i lag.
3. Ansök om betalningsföreläggande
Om kunden fortfarande inte betalar eller om kunden bestrider fakturan, kan du ta saken vidare till Kronofogden. Hos Kronofogden kan man ansöka om ett så kallat betalningsföreläggande. Det kostar 300 kronor att ansöka.
Vad är betalningsföreläggande? Jo, i korta drag kan man säga att det är ett brev Kronofogden skickar till kunden där kunden uppmanas att betala. Kronofogden gör ingen prövning i sak av ifall det är du eller kunden som har rätt. Har du tar betalar kunden på en gång när han eller hon fått betalningsföreläggandet. I så fall bör du informera Kronofogden om det. Om kunden inte svarar på föreläggandet fattar Kronofogden ett beslut vilket innebär att skulden är ”fastställd” och då kan du ansöka om att Kronofogden ska hjälpa dig att driva in skulden. Om kunden däremot bestrider betalningsföreläggandet kan Kronofogden inte göra något mer utan du måste gå till domstol om du vill få din betalning.
4. Gå till domstol
Om kunden fortfarande inte betalar är det sista alternativet att vända sig till tingsrätten. Då skickar du in en stämningsansökan avseende kunden, vilket alltså är det som kallas för att stämma en kund. Nackdelen med att gå till domstol är att det kostar pengar och kan dra ut på tiden, men ibland finns ingen annan utväg. Om ditt krav gäller mindre än 23 250 kronor är ansökningsavgiften 900 kronor, och om det gäller mer än så är ansökningsavgiften 2 800 kronor.
Är kravet på mer än 23 250 kronor ger de flesta företagsförsäkringar rätt till ersättning för kostnader för att anlita juridisk hjälp genom det så kallade rättsskyddet.