Har du en kund som inte betalar? Frustrerande, men det finns åtgärder att vidta! I den här artikeln guidar vi dig genom hur du kan få betalt i 4 steg.
Det första du bör göra när du har en kund som inte betalar en faktura är att skicka en påminnelse. Påminnelser bör inte skickas ut innan fakturans förfallodag – kunden har ju faktiskt rätt att vänta med att betala till den sista dagen och kanske har för avsikt att göra det. Det vanliga är att skicka betalningspåminnelsen strax efter förfallodagen. I påminnelsen bör du skriva att:
• fakturans förfallodatum har passerat
• fakturan har inte blivit betald.
En betalningspåminnelse är alltså ett ganska simpelt dokument – det är helt enkelt en påminnelse om att betala. Du kan ha rätt att ta ut en påminnelseavgift. Enligt lagen krävs då att du och kunden har avtalat om detta i samband med köpet. Det kan till exempel stå direkt i ert avtal eller i företagets allmänna villkor som kunden har godkänt. Har frågan om påminnelseavgift däremot inte alls berörts har du inte rätt att ta något extra betalt för detta. Har man rätt att ta ut påminnelseavgift ska den enligt lagen normalt sett vara 60 kronor.
1. Skicka påminnelse
Det första du bör göra när du har en kund som inte betalar en faktura är att skicka en påminnelse. Påminnelser bör inte skickas ut innan fakturans förfallodag – kunden har ju faktiskt rätt att vänta med att betala till den sista dagen och kanske har för avsikt att göra det. Det vanliga är att skicka betalningspåminnelsen strax efter förfallodagen. I påminnelsen bör du skriva att:
1. Skicka påminnelse• fakturans förfallodatum har passerat
• fakturan har inte blivit betald.
En betalningspåminnelse är alltså ett ganska simpelt dokument – det är helt enkelt en påminnelse om att betala. Du kan ha rätt att ta ut en påminnelseavgift. Enligt lagen krävs då att du och kunden har avtalat om detta i samband med köpet. Det kan till exempel stå direkt i ert avtal eller i företagets allmänna villkor som kunden har godkänt. Har frågan om påminnelseavgift däremot inte alls berörts har du inte rätt att ta något extra betalt för detta. Har man rätt att ta ut påminnelseavgift ska den enligt lagen normalt sett vara 60 kronor.
2. Inkassokrav
I den bästa av världar stannar processen redan på steg 1 och kunden betalar efter att ha fått en påminnelse (eller ännu hellre redan innan dess!). Så är det dock inte alltid. Nästa steg kan då vara att skicka inkassokrav. Här går det både att vända sig till ett inkassoföretag och att själv ordna med kravbrev. Ett annat vanligt alternativ är att vända sig till en advokatbyrå för att få hjälp med inkasso. Vad är det då som gäller angående regler för inkasso? All inkassoverksamhet, även när ett företag driver in sina egna skulder, måste skötas enligt så kallad god inkassosed. Det innebär bland annat att man inte får utsätta kunden för otillbörliga påtryckningar eller onödigt besvär. I inkassolagen finns det också särskilda bestämmelser om hur kravbrev ska vara formulerade och det är viktigt att följa de reglerna. Kravbrevet ska vara skriftligt. Vad ska stå i ett kravbrev?- Företagets (”borgenären”) namn;
- Kundens (”gäldenärens”) namn;
- Grunden för fakturan, det vill säga vad det är du vill ha betalt för (detta bör anges så specifikt som möjligt);
- Vilket belopp som ska betalas enligt den ursprungliga fakturan;
- Vilket belopp som ska betalas i eventuell ränta (finns det ett räntekrav ska det också framgå detaljer om uträkningen av räntan: räntekravets storlek i kronor, vilken procentsats som används för räntan och vilket belopp som räntan har beräknats på);
- Vilket belopp som ska betalas i ersättning för avgifter, det vill säga påminnelseavgift, inkassoavgift och liknande.
- Om kravet har överlåtits eller pantsatts från någon annan, och kunden därför inte har rätt att betala till den som överlåtit eller pantsatt kravet, ska detta stå med på ett tydligt sätt;
- Hur fakturan ska betalas;
- En tidsgräns för när kunden senast ska betala alternativt bestrida.