När en kund inte betalar sin faktura kan situationen snabbt bli pressad – men det finns tydliga juridiska verktyg att använda. Här är de fyra stegen som tar dig från obetald faktura till faktisk betalning.
1. Skicka påminnelse
Det första steget när en faktura förblir obetald är att skicka en betalningspåminnelse. Vänta tills förfallodagen passerat – kunden har rätt att betala ända till sista dagen. Normalt skickas påminnelsen dagarna direkt efter förfallodatumet. Den bör innehålla:
• att fakturans förfallodatum har passerat
• att betalning ännu inte inkommit.
Dokumentet behöver inte vara komplicerat, men av bevishänsyn är det klokt att skicka det på ett spårbart sätt – till exempel e-post med läskvitto eller rekommenderat brev.
Du kan ha rätt att ta ut en påminnelseavgift, men det kräver att ni avtalat om detta på förhand – antingen direkt i avtalet eller i de allmänna villkor som kunden godkänt. Saknas ett sådant avtal har du ingen rätt att debitera avgiften. Föreligger avtalad rätt till påminnelseavgift är den normalt 60 kronor, enligt lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m.
2. Inkassokrav
Går kunden inte att nå med en enkel påminnelse är nästa steg ett inkassokrav. Du kan anlita ett inkassoföretag, skriva kravbrevet själv eller vända dig till en advokatbyrå – ett alternativ som ofta lönar sig vid mer komplicerade fordringar.
All inkassoverksamhet regleras av inkassolagen (1974:182) och principen om god inkassosed – oavsett om det är ett inkassoföretag eller du själv som driver in fordringen. Det innebär att kunden inte får utsättas för otillbörliga påtryckningar eller onödigt besvär. Kravbrevet ska vara skriftligt och uppfylla lagens formkrav. Vad ska ett kravbrev innehålla?
- Företagets (”borgenären”) namn;
- Kundens (”gäldenärens”) namn;
- Grunden för fakturan, det vill säga vad det är du vill ha betalt för (detta bör anges så specifikt som möjligt);
- Vilket belopp som ska betalas enligt den ursprungliga fakturan;
- Vilket belopp som ska betalas i eventuell ränta (finns det ett räntekrav ska det också framgå detaljer om uträkningen av räntan: räntekravets storlek i kronor, vilken procentsats som används för räntan och vilket belopp som räntan har beräknats på);
- Vilket belopp som ska betalas i ersättning för avgifter, det vill säga påminnelseavgift, inkassoavgift och liknande.
- Om kravet har överlåtits eller pantsatts från någon annan, och kunden därför inte har rätt att betala till den som överlåtit eller pantsatt kravet, ska detta stå med på ett tydligt sätt;
- Hur fakturan ska betalas;
- En tidsgräns för när kunden senast ska betala alternativt bestrida.
Sammanfattningsvis ska inkassobrevet tydligt ange vem som är borgenär, hur stor skulden är – uppdelat på grundkrav, ränta och eventuella tilläggsavgifter – samt hur och när betalning ska ske.
Ett kravbrev som uppfyller inkassolagens formkrav ger dig rätt att ta ut en inkassoavgift – till skillnad från påminnelseavgiften krävs inget förhandsavtal för detta. Avgiften är normalt 180 kronor enligt lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m. Är gäldenären ett företag eller en myndighet kan du i stället ha rätt till en förseningsersättning om 450 kronor, vilket regleras i samma lag.
3. Ansök om betalningsföreläggande
Om kunden fortfarande inte betalar – eller aktivt bestrider fakturan – kan du ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogdemyndigheten. Ansökningsavgiften är 300 kronor och processen är förhållandevis snabb jämfört med ett domstolsförfarande.
Betalningsföreläggande innebär att Kronofogden skickar ett formellt krav till kunden med uppmaning att betala. Viktigt att notera: Kronofogden gör ingen sakprövning av om fordringen är befogad. Betalar kunden direkt ska du meddela Kronofogden. Om kunden inte svarar kan Kronofogden fastställa skulden, varefter du kan ansöka om verkställighet och få skulden indrivna. Bestrider kunden däremot föreläggandet måste ärendet föras vidare till tingsrätten.
4. Gå till domstol
Domstol är sista utvägen när alla tidigare steg misslyckats. Du lämnar in en stämningsansökan till tingsrätten – i dagligt tal kallat att stämma kunden. Processen tar tid och medför kostnader, men vinner du har du rätt att kräva ersättning för rättegångskostnaderna av motparten. Ansökningsavgiften beror på kravets storlek: 900 kronor för fordringar upp till 23 250 kronor och 2 800 kronor för belopp däröver.
Överstiger kravet 23 250 kronor ger de flesta företagsförsäkringar rätt till ersättning för ombudskostnader via rättsskyddet. Det kan täcka en betydande del av kostnaderna för att anlita juridisk hjälp – kontrollera dina försäkringsvillkor innan du beslutar dig för att gå till domstol.